Word: 保存・名前をつけて保存

保存：ctrl + s
名前をつけて保存：f12

保存

文書を作成した後は、パソコンに保存します。そのときの保存動作は ctrl + s。ワード以外もほぼどのソフトでも使えるショートカットです。ちょっと打ったらすぐにctrl + sを押すように癖をつけておくと、不慮のフリーズ時もあわてずに済みます。

名前をつけて保存

これに対して「名前をつけて保存」というのがあります。これは、今作業をしているファイルに名前（もし既にファイル名があるなら別名）をつけて保存するというものです。操作はF12。キーボードの上部についているもので、これ1つだけで実行可能です。（忘れたときは、ファイル→名前をつけて保存のキーボード操作。alt + f→a）

既存のファイルを開いて、名前をつけて保存を選ぶと、別名で保存してくれます。これは具体的には以下の作業を意味します。

例：
元のファイルA (内容a)に、文章をタイプすると、ファイル名A(内容a’)になります。ここで別名保存を選びファイル名Bで保存すると、ファイルA(内容a)、ファイルB(内容a’)の2つのファイルができます。

言い換えると、
A(a)→A(a’)としたところで、別名保存を選ぶと→A(a), B(a’)

ここでポイントは最新のファイルはBの方であり、Aは古い内容のままであるということです。

名前をつけて保存の使い道
名前をつけて保存の主な使い道は、２つ。

①既存のファイルを開いて別名保存、と②添付ファイルを保存。

①既存のファイルを開いて別名保存

既存のファイルを使い回す際には、旧ファイルを別名保存してから作業を進めるのが効率的。そのときに活躍するのがF12。

別名保存を忘れた＝＝

もし、別名保存を忘れて作業をしてしまってもあわてないことが肝心です。ファイルを閉じていなければ、元のファイルも、最新のファイルも保存できます。

手順は以下の通り。

(1) 現状のファイルを別名保存(例：ファイル名B)。

この状態ではファイルA、B(最新の内容)。開いているのはB

(2) さらにそれを別名保存(例：ファイル名C)。

この状態で、ファイルは、A, B, Cが存在し、現在開いているのは、C。

(3) その後、Cで、操作の取り消し(ctrl + z)をひたすら押してファイルを開いたときまで戻して、保存の上、ファイルを閉じる。

この段階で、ファイルはABC。Bが最新の内容、Cが元のAの内容となっています。

(4) ここで、エクスプローラを開いてA(旧)を削除し、CをA(新)に名前を変更します。

そうすると、ファイルA(Cから変更、新), B(最新の内容)の2つができあがります。その後はBで作業を進行することができますね。日付等のプロパティは変わってしまいますが、内容が失われるよりましだと思います。

②添付ファイルを保存

メールの添付ファイルを開いてそれで作業をしたい場合も、F12。これをしないと、次にファイルを開くときに見つからないおそれがあります。

では、添付ファイルを開いているのに、F12をおさず、ctrl + sで通常保存してしまったとき、どのように探すか。とりあえず3つ方法があります。

(1) ワードの最近使ったファイル一覧から探す
ワードのメニューの「ファイル」の中には最近使ったファイルの一覧があります。ここにあれば一番簡単に見つかります。見つかり次第、別名保存してください。

(2) 最近使ったファイル
Windowsの最近使ったファイルを使う方法もあります。スタート→最近使ったファイル　の順で検索してみてください。ここも見つかり次第別名保存。
この方法は、ワード以外も使えるところがいいですね。

(3) ファイル検索
エクスプローラのファイル検索を使う方法です。

まずは、検索用エクスプローラを立ち上げます（Windows キー＋f）。
そして、ドキュメント検索か、すべてのファイル検索で、使用日時を絞って検索してみてください。使用日時、変更日時(最後にファイル内容が変わって保存されたとき)などの日付が使いやすいと思います。
検索範囲は、すべてのHDDとするのがいいと思います。

このように身近な機能の保存と名前をつけて保存。皆さんも是非ショートカットキーで作業してみてください。

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