米国law school出願 （効率的なApplication作成 5 Excel）

先日も記載したとおり、application全体の管理のために必要書類の一覧等を記載した表を作るのがいい。Excel をapplicationの申請に使うとしたらこの表の作成のためであろう。

Applicationは、各大学ごとに似て非なるものである。ほとんどやることは一緒なのであるが、若干形式が違ったり、必要書類、提出方法、提出期限等が微妙に違う。仕事の合間にApplicationを準備する場合、これらの微妙な差異をすべて記憶するのは至難の業である。Brochureにメモをするという方式もあると思うが、Applicationの数が増えれば増えるほど、一覧表を作った場合との効率性の違いは際だつ。

Excelの一覧表
一覧表を作る事は無論Wordでもできる。ただ、Wordの一覧表とExcelの一覧表を比べると以下のような違いがある。

Wordの方がいい点
スペルチェックをしてくれる、セル（ます）内で自動的に改行してくれる、画面の表示と印刷でずれない、変更履歴が使いやすい（Excelにも同名のものがあるがWordと同等の機能を期待してはいけない）、セルの設定が文字入力用になっている、

Excelの方がいい点
上下左右の移動がしやすい（Excelの場合、上下左右キーを押したらつぎのセルにいく）、標準のままで行・列を足しやすい、標準の状態でセルの枠と文字との間が少なく1画面あたりの文字が多い、並び替え等が容易（微妙な差）、

今回の場合、表を印刷する必要はなく、管理も画面上が望ましい。上下左右の移動、行・列の追加がしやすいというExcelの利点がスペルチェック等のWordの利点を上回るように思われる。

エクセルの操作のポイント
特に変わったことは必要ないと思うが、普段使用していない人は以下の点に気をつけるといいと思う。

Excelを文字の一覧表として利用する場合、セルの書式設定をやっておいた方がいい。具体的には、Ctrl + aでワークシート全体を選択して、そこで右クリックし、セルの書式設定を選択。表示形式を文字列に、配置で折り返して全体を表示するを選択する。これでWordの書式設定に近くなる。

実際に記載していく場合、セル内改行を使えると便利である。既知のこととは思うが、Alt + enterでセル内改行が可能である。

印刷する場合、表全体を1ページに収める一番楽な方法は、1ページ内に収める設定をしてしまうことではないだろうか。操作方法は、ファイル→ページ設定を選択、ページタブの拡大縮小印刷の箇所で、次のページ数にあわせて印刷のところを調整する。なお、本件の表は印刷する必要はないと思う。

一覧表の項目
私が項目としてあげたのは、大学名、deadline, fee, online application, Resume, Personal Statement, Recommendation, Transcript, TOEFL、備考である。

各項目とも名前自体で何を記載するか容易にご想像いただけると思う。Online Applicationはできない学校について書いた。Resume, personal statement, Recommendationは要件を課されている場合それを記載。TranscriptとTOEFLはLSACの有無のみ記載。全体をDeadline順に並べた。先例には、もっと項目が多いものがあったが、多すぎると返って見づらい。とりあえず、これくらいの項目で始めて見てもいいのではないか。

なお、先日記載したとおり、はたくりに送り込んで利用したいようなデータは、Text fileとして保存する方が便利である。このため大学の住所一覧は、別のText fileに保存していた。

Wordを使用した表の作成
表の作成は、なれたWordの方がいいという考えもあろう。その場合には、表は是非Webレイアウトで作成されることをお薦めする。これにより、紙の端を気にせずに表を縦・横に自在に広げられる。操作方法は、表示→Webレイアウトを選択すればいい。個人的にはこれをしても今回の表はExcelの方がいい気がしている。

なお、印刷時に不都合が発生するのだが、個人的には印刷はExcelに貼り付けて、全体を1ページで印刷するという上記設定で当座の印刷方法としていた。

次回はAcrobatについて話をする予定。これが本命でEmEditorの直後に記載する予定であったが、なぜか最後になってしまった。。